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Les autorisations clients (façon RGPD)

Dans quel état est votre dossier de spams ("pourriels" comme diraient les Canadiens) ? Le mien est assez actif avec de nombreuses sollicitations pour des produits et des services informatiques. Parfois, j'ai donné mes coordonnées pour télécharger un livre blanc ou voir une démonstration, et bien qu'on ne m'ait pas demandé mon accord pour transmettre mon adresse courriel à d'autres tiers, c'est probablement ce qui s'est passé.

Ce type d'autorisation -- et son absence -- est traité par la Réglementation Générale de Protection des Données de l'Union Européenne. La RGPD sera effective en mai 2018, et si vous avez des clients européens, cela concerne votre activité. 

Un des principes essentiels de la RGPD est que, même si vous détenez des informations personnelles de vos clients, ils en conservent la propriété. Comme cette donnée n'est pas la vôtre, vous ne pouvez l'utiliser qu'à des fins explicitement indiquées par le client. 

Nous sommes tous habitués à ces formulaires où les autorisations à vous envoyer d'autres courriels sont automatiquement cochées, comme le sont les détails des autorisations qui sont difficiles à lire et à comprendre. La RGPD ne permet pas aux autorisations d'être cochées par défaut, et nécessite que la formulation soit claire. Quand je fournis mes coordonnées pour obtenir un livre blanc par exemple, la RGPD demande une formule de type : "Je souhaite recevoir de l'information d'autres produits et services informatiques", et à ce moment-là je dois cocher une case pour donner mon autorisation. 

Dans Advantage, les paramètres d'autorisation peuvent être enregistrées par canal. Vous pouvez créer vos propres valeurs pour ces paramétrages --- oui, non, seulement en interne, etc... Ces paramétrages peuvent être tracés au niveau client, fichier et produit. Cela vous permet de tracer qu'un client souhaite être contacté par courriel, mais peut être seulement pour un titre spécifique. 

Advantage offre aussi une fonctionnalité plus sophistiquée qui, en plus de vous permettre de paramétrer des questions d'autorisation et de définir les réponses valides, est capable de déduire des réponses des clients quel(s) canal(aux) et quel(s) niveau(x) ils vous ont donné comme autorisation d'utilisation. Cela mémorise un historique des réponses en plus de la formulation actuelle de la demande d'autorisation. (voir la section "Paramétrage des Autorisations Client" dans l'aide Advantage en ligne, pour plus d'informations). 

Ok alors, vous pouvez gérer l'information d'autorisation et, à travers plusieurs fonctions d'intégration de système, cela peut être communiqué à toute base de données marketing que vous utilisez. Ensuite, vous devez l'utiliser, en excluant à chaque fois les clients qui n'ont pas donné leur autorisation pour tel usage de leur information personnelle. 

La RGPD a le pouvoir d'attribuer des amendes très élevées, donc il est prudent de rester dans les clous. Que faut-il faire exactement pour éviter les amendes dans ce domaine ? Voici un extrait de l'article 7 de la directive. 

Conditions d'Approbation

Là où le traitement est basé sur une approbation, le contrôleur doit être capable de montrer que la personne liée à la donnée a donné son autorisation pour le traitement de ses données personnelles.

Il y a de nombreuses interprétations qui circulent sur cette déclaration. Est-ce que "montrer" signifie "prouver" ? Doit-on être capable de fournir le document d'autorisation que le client a validé ? Dans ce cas, il y a des fonctionnalités d'Advantage qui peuvent être utilisées à cette fin. Néanmoins, nous suggérons que, dans le cas où vous avez des systèmes et des procédures en place pour gérer et utiliser les autorisations des clients, cela devrait être suffisant pour répondre à l'exigence de "preuve". Mais peut-être souhaitez-vous néanmoins télécharger un ou deux livres blancs à ce sujet. Faites simplement attention pour ces déclarations d'autorisation !



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